Praxistaugliche KI und Automatisierung für die tägliche Arbeit der Buchhaltung — Buchungen, Belegerfassung, Kontierung, Bank- und Zahlungsabstimmung, Monats- und Jahresabschluss sowie USt-Vorbereitung. Schneller, prüfungssicher und vollständig nachvollziehbar, aufgebaut rund um die Werkzeuge, die Ihre Buchhaltung bereits nutzt.
Die meisten Buchhaltungsteams sind nicht langsam, weil die Menschen langsam wären. Sie sind langsam, weil die Arbeit strukturell manuell ist. Rechnungen kommen als PDF, Scan, E-Mail-Anhang und Papier herein, und jemand muss jede einzelne lesen, die Kopfdaten erfassen, die Kontierung festlegen und sie verbuchen. Multipliziert man das über einen Monat mit Lieferantenrechnungen, Spesenbelegen, Kundenfakturierung und Bankbewegungen, hat man eine Abteilung, die den Großteil ihrer Kapazität in die Datenerfassung steckt statt in die eigentliche Buchhaltung.
Dann kommt der Stress zum Monatsende. Der Abschluss presst einen Monat an Buchungen in wenige intensive Tage: fehlende Belege nachfassen, Verrechnungskonten klären, offene Posten abstimmen, prüfen, dass die Nebenbücher zum Hauptbuch passen, und die Zahlen unter hartem Termindruck liefern. Jeder Abschluss fühlt sich wie ein Sprint an, und die Qualität des Ergebnisses hängt davon ab, wie erschöpft das Team am dritten Tag ist.
Die Abstimmung ist eine ganz eigene Quelle des Ärgers. Bankauszüge per Hand mit Rechnungen und offenen Posten abzugleichen ist fehleranfällig und mühsam. Ein Zahlendreher, eine Teilzahlung, eine Rundungsdifferenz in Fremdwährung oder eine Doppelbuchung kann sich wochenlang verstecken, und sie später zu finden kostet weit mehr, als sie am selben Tag zu erwischen. Manuelle Abstimmung ist genau die Art von wiederkehrender, regelbasierter Arbeit, bei der menschliche Aufmerksamkeit verschwendet wird und sich Fehler einschleichen.
Über der wiederkehrenden Arbeit liegen die Termine, die sich nicht verschieben lassen: monatliche und quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung, der Jahresabschluss und der Reporting-Rhythmus, den das Unternehmen und der Steuerberater erwarten. Wird eine USt-Frist versäumt, drohen Säumniszuschläge; wird ein Abschluss überhastet, sind die Zahlen wackelig. Diese Termine machen aus einer normalen Arbeitslast wiederkehrenden Stress.
Hinzu kommt das Klumpenrisiko bei Schlüsselpersonen. In vielen Unternehmen steckt das echte Wissen darüber, wie Buchungen, Abstimmungen und der Abschluss tatsächlich funktionieren, in den Köpfen von ein oder zwei erfahrenen Mitarbeitern. Sind diese im Urlaub, krank oder verlassen das Unternehmen, gerät die Abteilung ins Stocken. Undokumentierte, manuelle Prozesse sind von Natur aus fragil.
Und schließlich gibt es den Prüfungsstress. Wenn der Prüfer kommt, hetzt das Team, um Nachweise zusammenzutragen: Welcher Beleg gehört zu welcher Buchung, wer hat was geändert, warum wurde ein Konto so kontiert. Liegt der Audit-Trail verstreut in Postfächern und Tabellen, wird die Prüfungssaison zu einem zweiten Abschluss. Keines dieser Probleme braucht mehr Personal — sie brauchen die manuelle, repetitive Ebene automatisiert, mit jedem Schritt nachvollziehbar dokumentiert.
Konkrete Automatisierung in Finance-Qualität für die wiederkehrende Arbeit, die eine Buchhaltung füllt — aufgebaut rund um Ihre bestehenden Werkzeuge, mit jeder Buchung nachvollziehbar bis zum Quellbeleg.
Lieferantenrechnungen, Belege und Auszüge werden aus E-Mails, Scans und PDFs herausgezogen und in strukturierte, buchbare Daten verwandelt. Kopffelder, Positionen, Daten und Beträge werden automatisch extrahiert, sodass die Buchhaltung mit sauberen Daten startet statt mit manueller Erfassung.
Konsistente Vorschläge für Kontierung und Kostenstellen auf Basis von Lieferant, Historie und Regeln. Das System schlägt die Buchung vor; die Buchhaltung bestätigt oder korrigiert, und das Modell wird bei Ihrem Kontenrahmen stetig besser.
Aus dem Abschluss-Sprint wird eine wiederholbare Checkliste: Abgrenzungen, wiederkehrende Buchungen, Klärung von Verrechnungskonten und Abgleiche Nebenbuch-zu-Hauptbuch werden automatisch erledigt oder vorbereitet. Das Team prüft Ausnahmen, statt den ganzen Abschluss von Hand neu zu machen.
Bankauszüge, Rechnungen und offene Posten werden automatisch abgeglichen, inklusive Teilzahlungen und Währungsdifferenzen. Ausnahmen, Dubletten und Abweichungen werden früh markiert, sodass die Abstimmung zu einer kurzen Prüfung wird statt zu einer mehrtägigen Tabellenarbeit.
Die Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung und die sauberen Daten, die Ihr Steuerberater braucht, werden mit den zugehörigen Belegen aufbereitet. Die wiederkehrende Meldungsvorbereitung frisst nicht länger das Monatsende, und die Übergabe an den Steuerberater wird zu einem geschnürten, prüfbaren Paket.
Wiederkehrendes Management-Reporting, KPI-Pakete und die Zahlen, die das Unternehmen und der CFO erwarten, entstehen per Knopfdruck. Konsistente Zahlen, schneller nach jedem Abschluss und kein Copy-Paste-Abgleich mehr zwischen Tabellen.
Jede automatisierte Buchung behält eine vollständige, dokumentierte Spur zurück bis zum Quellbeleg, mit protokolliertem Wer-hat-was-geändert. Das Ergebnis ist prüfungssicher von Grund auf — die Buchhaltung, der Ihr Prüfer Zeile für Zeile folgen kann, keine Blackbox.
Für vertrauliche Finanzdaten können wir lokale oder private KI-Optionen betreiben, sodass Rechnungen, Verträge, Mandantendokumente und Zahlen in Ihrer eigenen Umgebung bleiben. Sensible Buchhaltungsdaten müssen das Haus nie verlassen, um automatisiert zu werden.
Wir starten nie mit einem jahrelangen Plattform-Rollout. Wir starten mit einem einzigen Workflow. In einem kurzen CFO- & Finance-Automatisierungs-Assessment schauen wir uns an, wo Ihre Buchhaltung tatsächlich die meisten Stunden verliert — meist Belegerfassung, Kontierung oder Bankabstimmung — und wählen den einen Workflow mit dem klarsten, messbaren Nutzen.
Von dort aus bauen wir eine funktionierende Automatisierung rund um Ihre bestehenden Werkzeuge, statt Sie zu zwingen, sie auszureißen. Das Ziel des ersten Aufbaus ist ein messbares Ergebnis, das Sie im nächsten Abschluss sehen: Belege automatisch erfasst und vorgebucht, Abstimmungen in Minuten statt Tagen abgeglichen oder eine USt-Übergabe, die das Monatsende nicht mehr auffrisst. Wir vereinbaren vorab, wie „gut“ aussieht — eingesparte Stunden, Fehlerquote, Abschlusszeit — damit das Ergebnis belegbar ist, kein Gefühl.
Sobald der erste Workflow live, nachvollziehbar und vom Team akzeptiert ist, erweitern wir. Der nächste Workflow, das nächste Nebenbuch, der nächste Report — jeder Schritt ist ein eigenes, kleines, kontrolliertes Projekt mit eigenem messbarem Ergebnis. Das hält das Risiko niedrig, lässt die Buchhaltung die Kontrolle behalten und sorgt dafür, dass die Automatisierung im Gleichschritt mit dem wächst, dem das Team tatsächlich vertraut. Entscheidend: Jeder Schritt ist prüfungssicher gebaut — dokumentiert, umkehrbar und bis zur Quelle nachvollziehbar, sodass schneller nie laxer bedeutet.
Wenn Sie währenddessen auch operative Finanzführung brauchen — durch eine Restrukturierung, einen Systemwechsel oder einen schwierigen Abschluss — kann das parallel als Interim-CFO-Mandat laufen. Die Automatisierung und die Finanzsteuerung verstärken einander.
Mehr zum CFO-Assessment und zum Interim-CFO-Mandat:
Mag. Sven Steiner ist Interim CFO mit Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung und nutzt KI und Automatisierung in seiner eigenen Finanzarbeit. Diese Reihenfolge ist entscheidend. Das ist Finanzführung, die die Automatisierung zufällig selbst baut — kein KI-Berater, der aus einem Foliensatz gelernt hat, was ein Abschluss ist. Die Arbeit spricht die Sprache des Finance-Käufers, weil sie aus dem Inneren von Finance kommt: Monatsabschluss, Abstimmung, USt, Reporting, Konsolidierung und Audit-Trail sind das tägliche Vokabular, keine Schlagworte.
Der Hintergrund ist operativ, nicht theoretisch. Sven hat als Interim CFO gearbeitet, bringt Erfahrung aus der Wirtschaftsprüfung mit und war zuvor Finance Director und Consolidation Manager bei Bitpanda sowie Head of Group Accounting bei der Volksbank, mit weiterer Erfahrung über BUWOG, BIG und STRABAG. Das umspannt schnell wachsendes Fintech, regulierte Bankenwelt, Immobilien und Bau — Umfelder, in denen die Zahlen stimmen müssen, pünktlich und belastbar sein müssen.
Die Erfahrung aus der Wirtschaftsprüfung ist genau der Grund, warum die Automatisierung prüfungssicher und nicht bloß schnell ist. Der Reflex aus der Prüfung sind dokumentierte, nachvollziehbare Zahlen und ein gesunder Respekt vor Nachweisen, und dieser Standard ist in jede automatisierte Buchung eingebaut: eine klare Spur zurück zum Quellbeleg, ein Protokoll der Änderungen und Prozesse, denen ein Prüfer folgen kann. Wenn Sie die Buchhaltung also mit jemandem automatisieren, der auf beiden Seiten der Prüfung gesessen hat, sind „schneller“ und „prüfungssicher“ kein Widerspruch mehr.
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Die wiederkehrende Arbeit mit hohem Volumen: Belegerfassung und Rechnungseingang, Kontierungsvorschläge, Bank- und Zahlungsabstimmung, USt-Vorbereitung und -Übergabe sowie wiederkehrendes Reporting. Die Buchhaltung prüft und gibt frei; die Automatisierung nimmt die manuelle Datenerfassung weg, die das Monatsende füllt.
Ja. Jede Buchung behält einen vollständigen Audit-Trail zurück bis zum Quellbeleg, mit protokolliertem Wer-hat-was-geändert. Aufgebaut von einem Interim CFO mit Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung, ist der Standard dokumentierte, nachvollziehbare Zahlen — eine Automatisierung, der ein Prüfer folgen kann, keine Blackbox.
Ja. Für vertrauliche Finanzdokumente und Mandantendaten können wir lokale oder private KI-Optionen betreiben, sodass Rechnungen, Verträge und Zahlen in Ihrer eigenen Umgebung bleiben statt bei einem öffentlichen Dienst.
Wir starten mit einem echten Workflow — meist Belegerfassung oder Bankabstimmung — bauen eine funktionierende, messbare Automatisierung rund um Ihre bestehenden Werkzeuge, weisen die eingesparte Zeit nach und erweitern dann Schritt für Schritt in Richtung eines schnelleren Monatsabschlusses.
Ein echter Buchhaltungs-Workflow — Belegerfassung, Kontierung, Abstimmung, Abschluss oder USt-Vorbereitung. Wir zeigen, wo praxistaugliche KI die meiste Zeit spart, was zuerst zu automatisieren ist und wie jeder Schritt prüfungssicher bleibt.